Les responsabilités du propriétaire et de l’exploitant.

Il existe de nombreuses lois en matière d’immobilier qui peuvent être résumées par l’expression «responsabilité de l’exploitant
». Le modèle «Responsabilités du propriétaire et de l’exploitant (ResPE)» montre comment assumer cette responsabilité.

Dans les pays germanophones, les lois concernant la responsabilité des propriétaires ne leur laissent aucune marge de manoeuvre avec leurs biens immobiliers. En Suisse, des exigences, des ordonnances, des normes et des lignes directrices forment le cadre légal dans lequel les propriétaires immobiliers exploitent leurs propriétés. Les promoteurs et les départements de construction sont de plus en plus contraints de «bétonner» juridiquement leurs projets par une mise en service, une remise et une documentation numérique irréprochable des ressources à disposition. Ces obligations peuvent être illustrées par l’expression «responsabilité de l’exploitant». En collaboration avec 24 partenaires, l’IFMA (International Facility Management Association) Suisse a créé un modèle pour mettre en oeuvre les responsabilités du propriétaire et de l’exploitant (ResPE) dans le Facility Management.

Prise en charge de la responsabilité de l’exploitant

L’exploitation des biens immobiliers et des installations est soumise à un grand nombre de lois, d’ordonnances, de normes et de règlements. Les exigences légales pour le propriétaire ou l’exploitant sont déjà définies lors de la construction ou de l’acquisition de l’ouvrage. Elles réglementent les tâches structurelles et techniques. Les propriétaires et les exploitants sont tenus de veiller à la sécurité de leurs ouvrages, en se conformant à la réglementation en vigueur et en fournissant les attestations nécessaires. Les grandes entreprises du secteur de la construction et de l’immobilier doivent répondre encore à d’autres exigences lorsqu’elles exercent leur rôle de propriétaires. Elles peuvent également agir en tant qu’employeurs et sont donc tenus de protéger leurs salariés.

L‘expression «responsabilité
de l‘exploitant» désigne donc

  • les exigences en matière de sécurité des bâtiments et des installations,
  • la sécurité routière classique
  • les exigences qui se posent en matière de sécurité au travail.

La responsabilité de l’exploitant comprend donc l’ensemble des tâches et des compétences nécessaires pour éviter les dangers et les dommages provenant de l’exploitation d’un bien dans son ensemble (cf. figure 1). L’utilisation d’un vocabulaire sans ambiguïtés est indispensable, surtout lorsque les tâches sont déléguées. Si l’obligé, c’est-à-dire généralement le propriétaire d’un bien immobilier ou l’employeur, transfère ses tâches et compétences à des tiers, l’expression «responsabilité de l’exploitant» devient plus pertinente.

Modèle pratique pour la mise en oeuvre de la responsabilité de l’exploitant

Le modèle «Responsabilités du propriétaire et de l’exploitant (ResPE)» est présenté du point de vue du Facility Management (cf. figure 2). Une démarche  structurée permet d’évaluer la mise en oeuvre de la responsabilité de l’exploitant dans sa propre organisation – du point de vue d’un propriétaire, d’une entreprise ou d’un exploitant. Les lacunes et les déficits éventuels peuvent également être identifiés (voir tableau 1). Le modèle part du principe que chaque organisation connaît parfaitement les bases juridiques, les ordonnances, les normes, etc,
dans leur version actuelle.

La gestion des risques consiste à les identifier et à définir des mesures pour les atténuer, les gérer ou les éviter. En outre, un processus d’amélioration continue est mis en place dans le cadre de la gestion de la qualité. Il vise à garantir la qualité des prestations fournies par une organisation. Il est nécessaire de déterminer en toute transparence les tâches à risques au sein de l’organisation. Cela concerne avant tout les
processus et les prestations fournies par les différents acteurs dans la structure organisationnelle. La mise en oeuvre et la délégation des tâches doivent être clairement définies. Dans une étape ultérieure, des documents pour le transfert des tâches aux organismes gestionnaires, ainsi que des attestations de formation et documents de preuve, devront être établis.

La vue d’ensemble des responsabilités, un véritable défi

Le législateur impose certaines obligations à toute personne qui possède un terrain avec un bâtiment; qui exploite des bâtiments avec des installations techniques qui agit en tant qu’employeur; ou qui fournit des instruments ou des postes de travail. Ces obligations du propriétaire et de l’exploitant se retrouvent dans le Facility Management, qui joue ainsi un rôle central dans la mise en oeuvre de la responsabilité de l’exploitant. Toutes les exigences doivent être déterminées selon le Facility Management (cf. figure 3). Elles possèdent trois composantes principales:

  • les exigences légales, principalemen les lois et les ordonnances (par ex. la loi sur la protection de l’environnement).
  • les décisions des autorités ainsi que les normes en vigueur dans la branche (par ex. normes de protection incendie, dispositions prévues dans la concession).
  • les exigences et directives (internes) spécifiques à l’entreprise que les employés doivent respecter en plus de la législation. C’est la tâche du Facility Management de connaître les dispositions légales et les directives internes, de les transmettre aux personnes concernées et de les tenir à jour. La mise en oeuvre de ces exigences et de ces ordonnances est un véritable casse-tête, d’autant plus qu’elles changent souvent. Plusieurs organisations ont développé des instruments qui regroupent ces informations et listent les profils de risque.

Connaître et gérer les risques

La gestion des risques fait partie intégrante de la responsabilité de l’exploitant et constitue une tâche non déléguable. La gestion des risques vise à identifier, analyser et évaluer en permanence les champs d’action critiques des obligations
et des activités d’une organisation.
Evaluer le risque des tâches et des activités permet à une organisation d’établir des priorités. Le modèle ResPE fournit un cockpit du risque au niveau de la communication
et de l’élaboration de la stratégie
de gestion des risques. La prise en charge de la responsabilité de
l’exploitant relève du pilotage de l’entreprise. L’essence même du modèle est de mettre en oeuvre les obligations (identifiées et analysées) du propriétaire et de l’exploitant de manière globale et durable. La clarification des rôles et des  responsabilités au sein de l’organisation en est la première étape. Seul un modèle d’organisation clair permet de connaître les lois et les obligations; d’analyser les risques; de contrôler les qualifications des employés; de créer des standards, des exigences documentaires et des outils de contrôle; et de conclure des contrats sans aucune ambiguïté. Les processus de gestion doivent être définis,
documentés et faire l’objet d’une
formation. La qualité des prestations est essentielle à la protection des personnes et des biens et donc à la mise en oeuvre de la responsabilité de l’exploitant. Les méthodes
de gestion, couplées avec des standards, conduisent à une utilisation optimale des ressources. Des descriptions de prestations claires au sein de l’organisation
garantissent que les tâches soient
appliquées dans tous les processus de
gestion.

 

 

Délégation de tâches à des tiers sous réserve

Délégation de tâches à des tiers sous réserve La délégation des tâches doit s’effectuer en étroite coordination avec le déroulement des opérations propre à l’entreprise. En principe, les tâches peuvent être déléguées à des organismes gestionnaires (internes et externes) de différentes manières et à des degrés divers. Une partie de la responsabilité de l’exploitant est généralement transférée à des tiers par le biais d’un contrat. Toutefois, certaines responsabilités (propriété, exploitation) ne peuvent pas être déléguées. Il n’est donc pas possible de transférer complètement la responsabilité de l’exploitant. Les tâches d’organisation, de sélection ou de surveillance sont, par exemple, des tâches non transférables. La conservation de la documentation élaborée, dès la construction et jusqu’à l’exploitation, relève également de la responsabilité de l’exploitant. Des attestations de formation et documents de preuve sont nécessaires. Ceux-ci doivent être complets et disponibles en tout temps. Ils sont organisés par une gestion standardisée des données.

En résumé, on peut dire qu’un grand nombre de lois et de règlements contiennent des obligations qui concernent la «responsabilité de l’exploitant». Cette dernière comprend donc l’ensemble des tâches et des compétences nécessaires pour éviter les dangers et les dommages provenant de l’exploitation d’un bien dans son ensemble. Suivant la fonction de la personne qui s’engage, on distingue les «obligations de l’exploitant» et les «obligations de l’entrepreneur ». L’ensemble aboutit alors à un catalogue de tâches, dont la mise en oeuvre peut être assimilée à la prise en charge de la responsabilité de l’exploitant envers un bien immobilier. Avec l e modèle R esPE, IFMA Suisse et ses partenaires ont créé un guide indispensable pour mettre en pratique la responsabilité de l’exploitant.

Projektpartner:

Amstein + Walthert AG: Brückner Oliver I armasuisse Immobilien: Marti Max I Bundesamt für Bauten und Logistik: Steiner Theodor I CRB: Hollenstein Roman I ENGIE Services AG: Gilliéron Jean-Luc I Facilitysoft GmbH: Weber Selina I Flughafen Zürich AG: Asal Bruno, Calame Thomas I Genossenschaft Migros Zürich: Eigenmann Adrian I Halter Immobilien AG: Egger Roman I Immobilienamt Kanton Zürich: Vonrufs Andreas I Intep – Integrale Planung GmbH: Sigg René I Kanton Aargau: Wegmann Jörg I KBOB: Wimmer Anna I Liegenschaften-Betrieb AG: Brändli Philipp I Novartis Pharma AG: Jachalski André I pom+ Consulting AG: Cremosnik Martin I Reasco AG: Pauciullo Philippe I Ringier AG: Gasser Peter I SRB Assekuranz Broker AG: Ros Matjaz I Stadt Baden: Schätti Manfred I SVLW: Amstutz Max I Swisscom AG: Bauer Marcel I ZHAW Finanzen & Services: Larcher Thomas I ZHAW Institut für Facility Management: Wadenpohl Frank

Autoren: René Sigg / Gessica Cambaro