Hilfestellung beim Umsetzen von Eigentümerhaftung und Betreiberverantwortung

Zahlreiche Gesetze enthalten immobilienbezogene Pflichten, die sich unter dem Stichwort «Betreiberverantwortung» zusammenfassen lassen. Was alles dazugehört und wie sich diese Verantwortung in der Praxis umsetzen lässt, zeigt das Modell «Eigentümerhaftung und Betreiberverantwortung (EiBeV)».

Die Gesetze im deutschsprachigen Raum lassen keinen Spielraum, wenn es um die Verantwortung der Eigentümer für ihre Immobilien geht. Umfangreiche gesetzliche Anforderungen, Verordnungen, Normen und Richtlinien geben den Rahmen vor, in dem Immobilieneigentümer den Betrieb ihrer Immobilien rechtskonform abwickeln müssen. Aber auch Projektentwickler und Bauabteilungen sind immer stärker gefordert, den Immobilienbetrieb mit einer systematischen Inbetriebnahme und Übergabe sowie mit einer vollständigen digitalen Bestandsdokumentation rechtssicher vorzubereiten. Diese immobilienbezogenen Pflichten können unter dem Stichwort «Betreiberverantwortung» zusammengefasst werden. Zusammen mit 24 Projektpartnern hat die IFMA Schweiz (International Facility Management Association) ein Modell geschaffen, das als Hilfestellung bei der Umsetzung der Eigentümerhaftung und Betreiberverantwortung (EiBeV) aus Sicht des Facility Managements dient.

Wahrnehmung der Betreiberverantwortung

Der Betrieb von Liegenschaften und Anlagen ist einer Vielzahl von Gesetzen, Verordnungen, Normen und weiteren Vorschriften unterworfen. Bereits bei der Erstellung bzw. beim Erwerb eines Werks sind gesetzliche Anforderungen an den Eigentümer bzw. Betreiber definiert, die in weiten Bereichen die baulichen und technischen Aufgaben regeln. Eigentümer und Betreiber sind verpflichtet, ihre Werke betriebssicher bereitzustellen und zu unterhalten, indem sie Vorschriften einhalten, vorgeschriebene Massnahmen umsetzen und erforderliche Nachweise erbringen. Gerade grössere Unternehmen in der Bau- und Immobilienbranche stehen als Eigentümer weiteren Anforderungen des Gesetzgebers und der Gesellschaft gegenüber. In der Rolle als Betreiber können sie auch als Arbeitgeber auftreten und sind damit dem Arbeitnehmerschutz verpflichtet.

Der Begriff «Betreiberverantwortung» bezieht sich somit auf

  • die Anforderungen bezüglich Gebäude- und Anlagensicherheit,
  • die klassische Verkehrssicherung sowie
  • die Anforderungen, die sich hinsichtlich Arbeitssicherheit ergeben.

Die Betreiberverantwortung umfasst somit alle Aufgaben und Kompetenzen, die erforderlich sind, um Gefahren und Schäden aus dem Betrieb einer Immobilie als Ganzes zu vermeiden (vgl. Abbildung 1). Ein einheitliches Begriffsverständnis ist insbesondere dann unverzichtbar, wenn Aufgaben delegiert werden. Überträgt der ursprünglich Verpflichtete, also in der Regel der Eigentümer einer Immobilie oder der Arbeitgeber, seine Aufgaben und Kompetenzen auf Dritte, gewinnt der Begriff der «Betreiberverantwortung» an Relevanz.

Praxisnahes Modell zur Umsetzung der Betreiberverantwortung

Das Modell «Eigentümerhaftung und Betreiberverantwortung (EiBeV)» wurde aus Sicht des Facility Managements entwickelt (vgl. Abbildung 2). Mithilfe eines strukturierten Vorgehens kann – aus der Perspektive eines Eigentümers, Unternehmens oder Betreibers – die Umsetzung der Betreiberverantwortung in der eigenen Organisation beurteilt werden. Weiter können allfällige Lücken und Defizite aufgezeigt werden. Das Modell geht davon aus, dass den jeweiligen Organisationen die gesetzlichen Grundlagen, Verordnungen, Normen usw. in ihrer aktuellen Fassung vollumfänglich bekannt sind.

Anhand eines Risikomanagements werden bestehende Risiken identifiziert und Massnahmen zu deren Vermeidung, Minderung und Handhabung definiert. Zudem wird im Rahmen eines Qualitätsmanagements ein etablierter kontinuierlicher Verbesserungsprozess angestrebt, mit welchem die geforderte Qualität in der Leistungserbringung einer Organisation sichergestellt wird. Dazu ist es notwendig, die transparent gemachten und risikobehafteten Pflichten innerhalb der Organisation im Hinblick auf die einzelnen Rollen in der Organisationsstruktur und deren spezifische Prozesse und Leistungen zu ermitteln. Dabei sind die Umsetzung sowie die Delegation der Pflichten klar festzulegen. In einem weiteren Schritt erfolgt die Definition der Unterlagen für die Pflichtenübertragung an die entsprechenden Aufgabenträger. Dabei werden sowohl anweisende als auch nachweisende Dokumente benötigt.

Pflichtenübersicht als grosse Herausforderung

Der Gesetzgeber auferlegt denjenigen, die ein Grundstück mit einem Gebäude besitzen, Gebäude mit gebäudetechnischen Anlagen betreiben, als Arbeitgeber fungieren oder Arbeitsplätze sowie Arbeitsmittel bereitstellen, bestimmte Pflichten. Diese Eigentümer- und Betreiberpflichten finden sich im Facility Management wieder, welches somit eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der Betreiberverantwortung einnimmt. Sämtliche Anforderungen aus Sicht des Facility Managements sind zu ermitteln. Diese bestehen aus drei wesentlichen Bestandteilen:

  • gesetzliche Vorgaben, u. a. Gesetze und Verordnungen (z. B. Umweltschutzgesetz)
  • behördliche Verfügungen sowie Standes- und Branchennormen (z. B. Brandschutznorm, Konzessionsbestimmungen)
  • unternehmensspezifische (interne) Vorgaben und Richtlinien, die von den Beschäftigten neben der Gesetzgebung zusätzlich einzuhalten sind

Es ist Aufgabe des Facility Managements, die relevanten rechtlichen Regelungen und internen Vorgaben zu kennen, lückenlos an die Betroffenen weiterzugeben und aktuell zu halten. Die Umsetzung dieser Anforderungen stellt zweifellos eine grosse Herausforderung dar, zumal Vorgaben und Verordnungen häufig ändern. Verschiedene Organisationen entwickeln dafür Tools, die durch Eingabe von Prozessinformationen oder Risikoprofilen Pflichten auflisten und gebündelt als Checkliste ausgeben.

Risiken aus Pflichten kennen und managen

Das Risikomanagement ist integraler Bestandteil der Betreiberverantwortung und eine nicht delegierbare Führungsaufgabe. Mittels eines Risikomanagements werden laufend kritische Handlungsfelder im Rahmen der gesetzlichen Pflichten und Tätigkeiten einer Organisation identifiziert, analysiert und bewertet. Die Risikobewertung von Pflichten und Tätigkeiten erlaubt es einer Organisation, risikobasierte Handlungsprioritäten zu setzen. Das Modell EiBeV stellt auf der Ebene der Kommunikation und Strategieentwicklung im Risikomanagement als Hilfsmittel ein Risiko-Cockpit zur Verfügung.

Die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung ist eine Aufgabe der Unternehmensführung und -steuerung.

Im eigentlichen Herzstück des Modells geht es darum, die festgestellten und analysierten Eigentümer- sowie Betreiberpflichten vollumfänglich und nachhaltig umzusetzen. Die Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten in der Organisation ebnet den Weg. Nur eine klare Aufbau- und Ablauforganisation ermöglicht es, Gesetze und Verpflichtungen zu kennen, Risiken zu analysieren, Mitarbeiterqualifikation zu steuern, Standards, Dokumentationsvorgaben und Kontrollwerkzeuge zu schaffen sowie eindeutige Vertragswerke mit Dritten abzuschliessen.

Bewirtschaftungsprozesse müssen durchgängig definiert, dokumentiert und geschult werden. Die Qualität der unternehmerischen Leistungen stellt ebenfalls ein wesentliches Element für die Sicherstellung des Personen- und Sachschutzes und damit zur Umsetzung der Betreiberverantwortung dar. Mithilfe von Standards führen die eingesetzten Managementmethoden zu einer optimalen Nutzung der Ressourcen. Klare Leistungsbeschreibungen und -abgrenzungen zwischen Funktionen innerhalb der Organisation stellen sicher, dass die Pflichten über alle Bewirtschaftungsprozesse hinweg umgesetzt werden.

 

 

Pflichtendelegation an Dritte mit Vorbehalt

Die Delegation von Pflichten hat in enger Abstimmung mit der eigenen Aufbau- und Ablauforganisation zu erfolgen. Grundsätzlich können Pflichten auf verschiedene Weise und in unterschiedlichem Umfang an interne und externe Aufgabenträger delegiert werden. Teile der Betreiberverantwortung werden in der Regel mithilfe eines Vertrags treuhänderisch an Dritte übergeben. Gewisse Eigentums- und Betriebspflichten können vom Eigentümer jedoch nicht an Dritte delegiert werden. Damit ist keine vollständige Abgabe der Betreiberverantwortung möglich. Organisationspflicht, Selektionspflicht oder Aufsichtspflicht sind beispielsweise nicht übertragbare Pflichten.

Auch die Aufbewahrung von aus dem Bauprozess in den Betrieb übernommenen Dokumentationen sowie die Erstellung und Aufbewahrung von Dokumenten in der Betriebsphase sind entscheidende Bestandteile der Betreiberverantwortung. Hier werden sowohl anweisende als auch nachweisende Dokumente benötigt, welche vollständig, aussagekräftig und jederzeit verfügbar sein müssen und durch ein einheitliches Daten- und Dokumentenmanagement organisiert werden.

Projektpartner:

Amstein + Walthert AG: Brückner Oliver I armasuisse Immobilien: Marti Max I Bundesamt für Bauten und Logistik: Steiner Theodor I CRB: Hollenstein Roman I ENGIE Services AG: Gilliéron Jean-Luc I Facilitysoft GmbH: Weber Selina I Flughafen Zürich AG: Asal Bruno, Calame Thomas I Genossenschaft Migros Zürich: Eigenmann Adrian I Halter Immobilien AG: Egger Roman I Immobilienamt Kanton Zürich: Vonrufs Andreas I Intep – Integrale Planung GmbH: Sigg René I Kanton Aargau: Wegmann Jörg I KBOB: Wimmer Anna I Liegenschaften-Betrieb AG: Brändli Philipp I Novartis Pharma AG: Jachalski André I pom+ Consulting AG: Cremosnik Martin I Reasco AG: Pauciullo Philippe I Ringier AG: Gasser Peter I SRB Assekuranz Broker AG: Ros Matjaz I Stadt Baden: Schätti Manfred I SVLW: Amstutz Max I Swisscom AG: Bauer Marcel I ZHAW Finanzen & Services: Larcher Thomas I ZHAW Institut für Facility Management: Wadenpohl Frank

Autoren: René Sigg / Gessica Cambaro